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如何提高解決問題的效率
解決這些問題的質(zhì)量,決定未來生活的質(zhì)量。那些只會用一哭二鬧三打滾的方式要挾父母的孩子、那些總是抄作業(yè)的學(xué)生、那些總是沉浸在“花季”中的青少年、那些完全聽從父母教師建議上大學(xué)的學(xué)生、那些只做老板交待事情的員工、那些不會處理人際關(guān)系的人,生活與生涯應(yīng)該不會有好的預(yù)期。而如果人們在所有這些關(guān)鍵時刻,都能用清晰的頭腦加以分析,并給予恰當(dāng)?shù)慕鉀Q,那么人生可能會是另一番景象。
一定先把目標(biāo)搞清楚
綜合所有上面這些個人可能面臨的問題,有一個共通的分析與應(yīng)對方法,那就是基本點(diǎn)回溯法:首先定義基本點(diǎn),即問題的本質(zhì)是什么。問題的本質(zhì)包括兩個方面:第一,期望的目標(biāo)狀態(tài)是什么;第二,基于期望的目標(biāo),問題是什么。問題的基本點(diǎn)分析清楚之后,就需要進(jìn)行因果關(guān)系分析,也被稱為魚骨分析,即從大到小窮盡該問題可能的原因。接下來,對所有這些原因進(jìn)行性價比排列(也叫帕累托排序)。到這一步,解決的方案基本已經(jīng)明晰,自然接下來就是把這些方案進(jìn)行分解,然后執(zhí)行。最后還需要有一個效果反饋機(jī)制。用圖表示這個過程即為:定義目標(biāo)——定義問題——魚骨分析——帕累托排序——行動——評估——重新定義目標(biāo)。
那么,基于這樣的思維方式,分析這樣一個問題:有一個人腹部中箭負(fù)傷現(xiàn)在來醫(yī)治。這是一個笑話的背景,而且大家應(yīng)該都知道笑話里的處理方式是直接由外科醫(yī)生把箭給剪斷,然后就交由內(nèi)科處理。其實(shí)這個事件里,醫(yī)生把目標(biāo)定義錯誤了。他認(rèn)為目前這個問題是“這個人身上插著一根箭”,因?yàn)槟繕?biāo)就是把箭(露在外面的部分)去掉。可見,當(dāng)問題的目標(biāo)定義錯誤的話,結(jié)果往往是謬以千里的。
生活里這樣的例子太多了。比如父母教育、教訓(xùn)孩子的目標(biāo)是什么?難道只是讓孩子當(dāng)前變得聽話嗎?如果這就是目標(biāo),那么孩子有可能會變得沒有勇氣,或者變得善于偽裝。上大學(xué)選專業(yè)的目標(biāo)是什么?應(yīng)該是選擇一個自己可以獲得最大限度培養(yǎng)的機(jī)會,并且為未來的道路作一個初步的選擇。面對老板交待的“給這個客戶打個電話”,其實(shí)老板不僅僅是想讓你打個電話交流一下信息,而是希望你能解決這個客戶提出的棘手問題。
你的問題究竟是哪一類
當(dāng)所有目標(biāo)搞清楚之后,就可以區(qū)分出問題是成長性問題、障礙性問題還是“非問題”。對于成長性問題一般只需要多加關(guān)注,并不需要特別的解決。比如銷售工作中客戶對產(chǎn)品的輕微抱怨、一項(xiàng)新制度推行之后員工的意見、領(lǐng)導(dǎo)毫無因由的一頓批評等等,當(dāng)你的客戶、員工、領(lǐng)導(dǎo)有這些表現(xiàn),說明他們是關(guān)注你的、期望你成長的。因此,接下來要做的事情只是關(guān)注這些客戶、員工、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題即可。而如果不經(jīng)意間把這些問題夸大了,真的去問客戶、員工“還有什么問題”,可能會“逼”客戶與員工再給你找出一些不是問題的問題,反而容易被誤導(dǎo)。
真正要面對的是障礙性問題,即這個事情阻礙了你目前工作的推進(jìn)。這樣的問題是需要立即解決的,而且越早解決可能損失越小。如何解決這類問題,后面詳述。
對于“非問題”,一般人很少注意到。許多時候,我們解決問題的過程本身,才是問題本身。比如我們開導(dǎo)有抑郁傾向的人“你要想開點(diǎn)”、“陽光一點(diǎn)”、“奇怪你怎么能這樣悲觀地想問題呢,要樂觀一點(diǎn)”,也許本來他只是這段時間心情不好,結(jié)果這么一“開導(dǎo)”,使他感覺自己真的與別人不同,而且是“想不開的”、“不陽光的”、“悲觀的”,然后他可能由此論證了自己的抑郁傾向。中學(xué)生的早戀問題、家長與孩子之間的代溝問題、很大一部分網(wǎng)癮問題以及很多的禁令(比如“此處禁止游泳”、“竹林已打藥請勿挖竹筍”等),都是庸人自擾之,都是把非問題當(dāng)問題來解決而引入的問題。往往庸人自擾之后,人們自己引入了真正的障礙性問題。比如**軟件本來是過濾黃色網(wǎng)站的,但是它被破解之后反而成了黃色網(wǎng)站的信息源,因?yàn)樗鼉?nèi)部有一個黃色網(wǎng)站信息庫。
用魚骨分析明確當(dāng)前事件
把問題分析到這一步有效的應(yīng)對才可能產(chǎn)生。對于真正的障礙性問題,就需要使用一個流程化的理性思維過程。
第一步,使用魚骨圖分析,來明確這個問題的根源。想象一下一條魚吃完之后剩下的那根最大的骨頭,在這個骨頭的頭部,寫上“如果這個問題解決了,需要達(dá)到的目標(biāo)與目的”;然后每一根刺上寫下可以促進(jìn)這個目標(biāo)與目的實(shí)現(xiàn)的重要方法;接著在每一根刺上再寫上二級魚骨,意即這個目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)又是需要依賴哪些事情的完成。
魚骨分析的目標(biāo),就是使問題清晰化,形成一個資源網(wǎng)絡(luò)與因果線。然后每一個細(xì)部的原因,就是需要解決的問題點(diǎn)。但是不是需要做所有這些由魚骨分析出來的事情呢?不一定。這些事情的性價比是不同的,因此要把所有這些可以做的事情列表,然后分析它們的性價比,就是易實(shí)現(xiàn)性與效果,可以對這些項(xiàng)目分析打分,最后形成一個從高到低的性價比排列。到此,需要做什么就一目了然了。
但還需要知道,有些事情雖然性價比高,但可能并不一定需要你親自來做。因此,最后一步就需要把這些事情進(jìn)行任務(wù)分配了。在你的角度,可能就是:授權(quán)、執(zhí)行、擱置、放棄。對于那些別人做可能更有效的事情,就需要使用授權(quán)。有發(fā)展性的內(nèi)容,則可以擱置但隨時監(jiān)控可能的發(fā)展。對于性價比不高的事項(xiàng),則干脆放棄不做。
一個高效的問題應(yīng)對思維
當(dāng)一個人掌握了“定義目標(biāo)——定義問題——魚骨分析——帕累托排序——行動——評估——重新定義目標(biāo)”這樣的問題應(yīng)對思維,就可以高效地解決面臨的問題,而且能最大可能地保證不庸人自擾地引入新的問題。
假如把這個思維方法作為一個需要學(xué)習(xí)與掌握的事情來處理,那么就需要在更深層次培養(yǎng)自己的一些情感與思維品質(zhì)。
首先就是分析能力,需要能夠?qū)栴}進(jìn)行目標(biāo)澄清與問題根源把握,從而在最根源的層次不致陷入“盲目并茫然地忙碌”的境地。再深究一下,分析能力要好,需要掌握豐富的信息,信息獲得需要有效溝通,因此溝通的能力,尤其是傾聽別人信息的能力成為分析能力的根源要素。在分析出問題本質(zhì)的基礎(chǔ)上,需要去解決問題,并且對于一些擱置的問題需要進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控。總結(jié)而言,就是需要有比較強(qiáng)的執(zhí)行力(這里包括授權(quán)的能力、信任別人的能力——這又是分析能力的展示),和對未來新情況的韌性。
到底“如何迅速搞定一件事”,回到基本點(diǎn),把這個問題當(dāng)做問題來看,那就是擁有一個最高速的問題解決流程。這種高速加工能力需要反復(fù)的訓(xùn)練。軟件高手的成長過程,需要至少2萬個小時的實(shí)踐,鋼琴演奏家也至少需要2萬個小時的練習(xí)。在這個世界上,大師的誕生,一定是反復(fù)訓(xùn)練的結(jié)果。